Làm việc nhóm - Phần 3: giải quyết, đánh giá hiệu quả, thông tin, đào tạo và phát triển nhóm

Tiếp theo Phần 1, Phần 2 , chúng tôi xin giới thiệu tiếp phần 3 và cũng là phần cuối trong loạt bài giới thiệu về làm việc nhóm. Phần này gồm các nội dung sau: thông tin trong nhóm, quá trình làm việc, giải quyết vấn đề, đánh giá hiệu quả, đào tạo và phát triển nhóm.

THÔNG TIN TRONG NHÓM

1. Có nhiều cách để nhóm thông tin với nhau, dù là tình cờ hay có hẹn trước. Ví dụ như:
 

Những trao đổi bất chợt giữa các đồng nghiệp.

Những phương tiện truyền thống như sổ ghi nhớ, báo cáo, yết thị, fax, điện thoại.

Các phương tiện điện tử như điện tử, mạng nội bộ,…

Phim ảnh hội nghị.

2. Chọn những phương pháp thông tin
 

Thư điện tử là một phương tiện truyền thông giữa các thành viên trong nhóm, có điếu độ ttin cậy không chắc chắn.

Các phần mềm có thể đáp ứng vịêc thông tin giữa các chuyên viên và nhóm.

Việc thông tin bằng phim ảnh hội nghị cũng hữu dụng, giúp các thành viên đánh giá các điệu bộ và trạng thái của người khác.

Hệ thống điện thoại tốt giúp thông báo tin tức hội họp hay hội ý giữa các thành viên nằm ở các vị trí khác nhau.
 

3. Thông tin từ nội bộ
 

Khuynh hướng tự nhiên của nhóm thường chỉ lưu tâm sự vững mạnh tự tại – sự toàn tâm toàn ý của nhóm – khiến nhóm có thể bị yếu đi: họ trở thành cục bộ, chỉ biết mình.

Muốn tránh điều này, họ cần dựa vào những bộ phận khác ngay trong nội bộ cơ quan, chẳng hạn khi cần dữ liệu, họ phải nhờ đến bộ phận máy tính.
 

4.  Duy trì sự giao tiếp

Cần giữ liên lạc với những nhân vật chủ chốt ở các phòng ban khác và bên ngoài cơ quan, biết chắc ai là những người cần được thông tin đặc biệt.

Dùng mọi phương tiện hiện đại để cập nhậtt hoá và soạn lại danh sách này thường xuyên để khi cần bạn có thể liên hệ nhờ giúp đỡ nhóm trong suốt quá trình hoạt động.
 

5. Tránh sự trùng lặp

Sự trùng lắp các vai trò là vấn đề tệ hại ở những cơ quan lớn.

Tránh sự lãng phí này, hãy cho lưu hành bảng liệt kê ngắn về chức năng của đôi nhóm cho nnhững người có liên quan, nhờ đ1o có thể phát hiện sự trùng lắp ngay.

6. Thông tin như thác đổ

Việc tải thông tin như thác khiến nhiều khi bị nhiễu, bóp méo, … từ đó làm xáo trộn các mục tiêu và hiệu quả của nhóm.

Để tránh điều này, cần gặp gỡ mở rộng hơn là thu hẹp, và rồi, nếu cần thiết, thẩm tra ngược lên.

7. Sự cẩn thận

 Đúng ra một nhóm chẳng có điều gì bí mật giữa các thành viên của nhóm, mà nếu có chẳng qua cũng chỉ để gây sự ngạc nhiên thú vị về đề án.

Trước khi quyết định điều gì cần giữ kín, hãy hỏi, “có ai khác cần biết vấn đề này?”, mà “nếu để hở ra liệu có tai hại gì không ?”.

Nếu đây là vấn đề mà mọi người có thể biết thì cứ việc thông tin thoải mái. Thế nhưng, nếu có điều gì cần giữ kín, lúc đó phải được giữ tuyệt đối.

QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC THEO NHÓM
1. Tại lần họp đầu tiên
 

Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến.

Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn vủa họ.

Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn cho lần họp sau. Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên.


2. Những lần gặp sau
 

Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người.

Biên tập lại bài soạn của từng ngươì cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung.
 

3. Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc
 

Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên

Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp.

Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị.
 

4. Mục tiêu buổi họp

Mỗi buổi họp cần có mục tiêu rõ ràng dựa trên việc trao đổi thông tin.

Cần xác định mục tiêu buổi họp.

Hướng dẫn dự bàn thảo và nhấn mạnh mục tiêu, nhưng cần nhắm đến sự đồng thuận của cả nhóm.
 

5. Tần số hội họp

Thường ta cần tổ chức họp hai tuần một lần nhằm giúp các thành viên trong nhóm ghi nhớ các kế hoạch và thời hạn công việc, đồng thời, giữ cho nhịp độ thông tin liên lạc được đều đặn.

Ngoài buổi họp chính thức thì những hình thức thông tin khác vẫn được duy trì.

6. Tốc độ diễn biến cuộc họp

Khi điều hành buổi họp bản thân bạn phải chuẩn bị nghị trình trước.

Đến giờ họp là tiến hành chương trình làm việc ngay.

Lý tưởng là một buổi họp chỉ kéo dài tối đa chùng 75 phút, thời hạn mà mọi ngừơi có thể tập trung vào vấn đề.

Cố gắng diễn giải vấn đề ngắn gọn, rõ ràng.
 

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ TRONG NHÓM
 

1. Làm thuấn nhầm tinh thần đồng đội
 

 Hãy cho các thành viên tự hào về phần việc của họ.

 Đưa ra những mục tiêu đặc biệt có tính thử thách sức mạnh toàn nhóm.

 Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho nhau biết các vấn đề và luôn khen họ (nếu đáng).

 Dành thời gian trả lời chi tiết các báo cáo và thông tin của nhóm.

2. Nhận ra các vấn đề

Toàn nhóm đang gặp khó khăn âm ỉ. Bạn muốn mọi người hợp lòng với nhau nhưng xem chừng họ đang có những bất hoà với nhau hoặc bất hòa trong toàn nhóm.

Hãy đặt vấn đề xem những rắc rối này nằm ở đâu hoặc dấu hiệu không thoả lòng chung
 

3. Chuyện trò với từng người
 

Cần giải quyết các vấn đề cá nhân giữa các thành viên với tinh thần xây dựng.

Đừng vội phản ứng với những sự việc cho đến khi bạn nắm rõ nguyên nhân.

Nhóm nào cũng có những khó khăn cần vượt qua.

Cần ngăn chặn kiểu “đổ lỗi” cho người khác – nếu không nó sẽ làm mất tinh thần đồng đội.
 

3. Chuyện trò với từng người
 

Lãnh đạo nhóm bằng tính tiên phong

Liên tục nâng cao tầm nhìn của toàn nhóm.

Nhận ra và tán dương nhóm hay cá nhân có thành tích xuất sắc.

Dùng mọi tài khéo léo để lôi cuốn mọi người hợp lực.

4. Xử sự với người gây ra vấn đề
 

Sau khi đã nói chuyện với người gây ra vấn đề, có thể cần có hành động xa hơn. Hãy tích cực tìm cách hàn gắn mọi mối quan hệ. Những điều lưu ý:

 Hãy nói thật những gì bạn thấy được.

 Hãy nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm.

 Hãy lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi.

 Luôn lạc quan khi giải quyết vấn đề.
 

4. Xử sự với người gây ra vấn đề
 

Cần là giải quyết vấn đề hơn là làm đình trệ công việc của bạn.

 Không nên cố chấp với người quá quắt.

 Chớ nóng nảy với bất kỳ ai trong nhóm.

 Đừng sao lãng mục tiêu của toàn nhóm.

 Đừng vội nhờ đến sự giúp đỡ bên ngoài.

 Đừng phớt lờ trước những căng thẳng khiến vấn đề trở nên tệ hại hơn

5. Giải quyết mâu thuẫn
 

Sự mâu thuẫn cá nhân với nhau có thể mau trở thành vấn đề cho toàn nhóm.

Hãy tạo điều kiện để một hay cả hai bên trình bày với bạn để có hứơng xoa dịu tình hình.

Trường hợp do lỗi điều hành của bạn, lúc ấy cần trao đổi với toàn nhóm để nói lên hướng khắc phục.

Vấn đề ở đây là cải thiện cách hành xử, tránh mang tính chất khiển trách hoặc phê phán.
 

6. Sử dụng cách giải thích vấn đề
 

 Coi những vấn đề liên quan đến công việc như những cơ hội để cả nhóm học hỏi và cải thiện.

Hãy diễn giải vấn đề để cả nhóm nhận ra chúng và học hỏi.

Có thể cử một người giải quyết vấn đề và báo cáo lại diến biến quá trình giải quyết và kết quả giải quyết ra sao.
 

ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ NHÓM
 

1. Chọn các tiêu chuẩn đánh giá
 

Nỗ lực của nhóm chứa đựng một số yếu tố có thể đánh giá bằng việc thực hiện.

Hãy tìm các tiêu chuẩn đánh giá tầm rộng khi phân tích việc thực hiện.

Hãy đánh giá các tiêu chuẩn đó mà việc cải tíên của chúng bảo đảm các lợi ích kinh tế thực.

2. Đánh giá kết quả

Việc đánh giá kết quả cần phải có ý nghĩa và chính xác, nghĩa là cần thiết thực, vì nếu cần, bạn có thể hỏi thêm những người bên ngoài để họ đánh giá.

3. Đo lường sự thực hiện của nhân viên
 

Đánh giá tiến độ của toàn nhóm so với mục tiêu của đề án, kế hoạch thời gian, và tài chính.

Tài chính: chi phí thực tế; lãi so với dự kiến.

Thời gian: thành quả so với kế hoạch làm việc.

Chất lượng: độ chính xác; sự hài lòng của khách hàng.

Sự tiến triển: đóng góp với tập thể; khả năng.
 

4. Lãnh đạo
 

Đánh giá hiệu quả của việc lãnh đạo nhóm trong việc hỗ trợ và hướng dẫn nhóm.

Việc điều hành: đạt được các kết quả như kế hoạch đã vạch ra.

Ý kiến đánh giá ở trên: thực hiện đạt tiến độ của nhóm.

Ý kiến đánh giá bên dưới: Thực hiện đạt chỉ tiêu bên trên.

Tinh thần: ý kiến của nhóm, khách hàng, những người có liên quan.
 

5. Tiểu nhóm
 

Đánh giá hiệu quả của mỗi tiểu nhóm theo định mức của chỉ tiêu.

Các mục tiêu: những kết quảthựctê so với chỉ tiêu.

Chất lượng: ý kiến đánh giá của nội bộ.

Khách hàng: ý kiến đánh giá của khách hàng.

Cải tiến: dự tính các kết quả tương lai.

6. Các thành viên nhóm
 

Đánh giá sự đóng góp của cá nhân vào việc thực hiện kế hoạch toàn nhóm.

Hiệu suất: so với chỉ tiêu.

Ý kiến đánh giá: của cấp trên, của đồng nghiệp, và của khách hàng.

Tự đánh giá: so với đồng nghiệp.

Giá trị khác: có đóng góp gì thêm không; ý thức trách nhiệm
 

ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÓM
 

1. Tính toán chi phí

Mặc dù việc đào tạo cần chi phí, nhưng như vậy còn đỡ tốn kém hơn nếu cứ giữ mãi tình trạng trì trệ gây tổn hại cho việc thực hiện kế hoạch.

Tính toán các chi phí đào tạo, bao gồm mọi khoản như học phí, tiền thuê phòng…. Cân nhắc lợi ích đạt được sau khi đào tạo.

2. Đào tạo nhân viên

 Sau khi đã tính toán mặt lợi ích của vấn đề, hãy đưa vấn đề ra bàn thảo với cả nhóm, phác thảo kế hoạch đào tạo, sau đó thực hiện theo nhu cầu của từng cá nhân

3. Đào tạo lãnh đạo
 

 Là lãnh đạo nhóm, bạn cần có các phẩm chất cần thiết để điều hành nhóm có hiệu quả.

Để đạt được điều đó, bạn cần được đào tạo theo yêu cầu để phát triển các kỹ năng hàng đầu, khả năng theo dõi các tiến độ, đảm đương công việc thừa hành, rồi khả năng lãnh đạo như biết lắng nghe, biết phê phán với tinh thần xây dựng, biết lượng thứ trong lúc chỉnh sửa khuyết điểm của người khác, và bám sát chỉ tiêu.
 

4. Sử dụng những ngày gặp gỡ

 Đôi khi nên xem những ngày nhóm đi tham quan, gặp gỡ ở những nơi khác như là những buổi học hỏi thêm.

Nhờ những phê bình và góp ý của người ngoài để bổ sung kiến thức chuyên môn cho các thành viên của nhóm

PHÁT TRIỂN NHÓM
 

1. Phát triển nhóm của bạn
 

Người lãnh đạo nhóm giỏi cần hiểu rõ rằng sự thành đạt của nhóm tùy thuộc hoàn toàn vào việc phát triển của các thành viên ra sao.

Hãy quan tâm đến việc bồi dưỡng và đào tạo các thành viên của nhóm. Hãy giúp họ thăng tiến tay nghề bằng cách phát triển các tài năng tự nhiên và tăng cường việc đào tạo, đưa ra những thử thách, cùng những mục tiêu thiết thực
 

2. Để con người phát triển

 

Nhóm càng lớn và càng dễ hoán chuyển, các thành viên càng có nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp do việc thay đổi các vai trò và được tăng tiến.

Mặc dù sự tăng tiến thường theo chiều thẳng, nhưng tay nghề trong nhóm lại thường tăng tiến theo chiều ngang, nghĩa là học hỏi lẫn nhau. Hãy để các thành viên đựơc quyền tìm hướng phát triển chứ đừng cản trở họ.
 

3. Xây dựng sự nghiệp
 

Dù bạn hay các đồng nghiệp được việc đến đâu nhưng vấn đề là mọi thành viên phải biết là họ có trách nhiệm hoàn toàn đối với sự nghiệp của họ.

Hãy khuyến khích các thành viên coi việc làm việc trong nhóm là một phần của việc thăng tiến, ở đó lúc nào cũng mở ra các cơ hội mới để học hỏi, giúp họ tiến tới trên đường sự nghiệp – dù họ có thuyên chuyển đi đâu chăng nữa.

Việc xây dựng sự nghiệp luôn hiệu quả hơn nếu nó là đích nhắm của người có óc cầu tiến để họ vững vàng bước tới thành công.

Nguồn: sưu tầm