Quản trị vốn lưu động

 

Vốn lưu động ám chỉ các khoản đầu tư của doanh nghiệp vào tài sản ngắn hạn như tiền mặt, chứng khoán thanh khoản cao, các khoản phải thu, tồn kho... Vốn lưu động thuần được định nghĩa như tài sản lưu động trừ nợ ngắn hạn.

1. Tầm quan trọng của quản trị vốn lưu động

a. Thời gian dành cho quản trị vốn lưu động

 Các cuộc khảo sát cho thấy phần lớn thời gian của người Giám đốc tài chính là dành cho công việc điều hành hàng ngày trong nội bộ doanh nghiệp. Đó chính là việc quản trị vốn lưu động. Vì quá nhiều thời gian dành cho các quyết định liên quan đến vốn lưu động thiết tưởng một sự phân tích thấu đáo đề tài này sẽ rất cần thiết.

Tài sản lưu động thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng số tài sản của một doanh nghiệp. Vì nó chiếm một phần đầu tư khá lớn, tài sản lưu động xứng đáng cho một sự chú tâm đặc biệt của nhà quản trị tài chính.

b. Mối quan hệ giữa doanh thu và tài sản lưu động 

Có sự tương quan rất mật thiết và trực tiếp giữa sự gia tăng doanh thu và nhu cầu tài trợ tài sản lưu động. Ví dụ, nếu thời gian thu tiền bình quân của doanh nghiệp là 40 ngày và nếu số bán chịu mỗi ngày 1.000 đồng, doanh nghiệp phải đầu tư 40.000 đồng vào các khoản phải thu. Nếu bán chịu mỗi ngày là 2.000 đồng, thì phải đầu tư vào  các khoản phải thu là 80.000 đồng. Sự gia tăng doanh thu còn làm phát sinh ngay nhu cầu gia tăng tồn kho và có thể cả tiền mặt.

c. Tầm quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ

Quản trị vốn lưu động có tầm quan trọng đặc biệt đối với doanh nghiệp nhỏ. Một doanh nghiệp nhỏ có thể giảm đầu tư vào tài sản cố định bằng cách thuê mướn nhà xưởng và thiết bị. Tuy nhiên không có cách nào tránh khỏi đầu tư vào tiền mặt, các khoản phải thu và tồn kho. Do đó, tài sản lưu động có ý nghĩa đặc biệt đối với giám đốc tài chính của một doanh nghiệp nhỏ. Ngoài ra một doanh nghiệp nhỏ khó với đến thị trường vốn dài hạn, do đó họ phải trông cậy nhiều vào sự mua chịu và vay ngắn hạn từ ngân hàng. Cả hai yếu tố đó đều ảnh hưởng tới vốn lưu động vì nó làm tăng tài sản lưu động.

2. Quản trị Tiền mặt và Chứng khoán thanh khoản cao

Khởi điểm của việc kiểm soát đầu tư vào tài sản ngắn hạn là sự kiểm soát một cách hữu hiệu tiền mặt hay những khoản tương đương tiền mặt. Tương đương tiền mặt là các chứng khoán có tính thanh khoản cao. Tiền mặt thường được giữ dưới hình thức tiền mặt tồn tại quỹ và được giữ ở các ngân hàng thương mại dưới hình thức số dư tài khoản tiền gởi thanh toán.

a. Các điểm lợi của mức dự trữ hợp lý

Các doanh nghiệp hay các cá nhân có ba động lực chính để dự trữ tiền mặt là: nhu cầu cho hoạt động SXKD, dự phòng những bất trắc có thể xảy ra và đầu cơ vào các cơ hội sinh lợi cao.

Các điểm lợi đặc biệt

Ngoài các động lực trên, quản trị lành mạnh vốn lưu động đòi hỏi duy trì một mức dự trữ tiền mặt khá rộng rãi vì các lý do đặc biệt sau:

Thứ nhất, doanh nghiệp phải có dự trữ tiền mặt vừa đủ để chiết khấu trên hàng mua trả trước kỳ hạn.

Thứ hai, vì các tỷ số về khả năng thanh toán (TSLĐ/NNH) là tỷ số căn bản trong lĩnh vực tín dụng.

Thứ ba, có tiền mặt rộng rãi, doanh nghiệp có thể lợi dụng ngay các cơ hội kinh doanh tốt.

Sau cùng, doanh nghiệp phải có vốn lưu động đủ để ứng phó các trường hợp bất ngờ như hỏa hoạn, cạnh tranh về quảng cáo với các doanh nghiệp khác.

* Nhu cầu tiền mặt

Nhu cầu tiền mặt sẽ được cải thiện bằng cách gia tăng nhịp độ tiếp nhận tiền mặt trong một kỳ từ tổng công ty tại trung ương đến từng chi nhánh hoặc đại lý ở các địa phương trong cả nước. Ngoài ra, sự dự đoán chính xác nhu cầu tiền mặt cũng làm giảm mức đầu tư vào tiền mặt.

* Giảm sự luân chuyển của tiền mặt

Một phương pháp quan trọng khác để giảm tiền mặt cần thiết là giảm sự luân chuyển của tiền mặt. Luân chuyển là sự kiện các khoản vốn lưu hành từ địa phương này đến địa phương khác cách xa. Séc nhận của khách hàng ở một thành phố xa có hai nguyên nhân đình trệ là thời gian phải mất do phải chuyển qua bưu điện và thời gian mất trên các nghiệp vụ ngân hàng.

Một doanh nghiệp có thể dư tiền mặt để đầu tư vì nhiều lý do:

- Sự thay đổi theo mùa hay sự biến động theo chu kỳ của hoạt động kinh doanh.

- Những bất trắc đối với một sản phẩm mới hay không chắc chắn.

- Do cạnh tranh và do sự thay đổi cơ chế thị trường.

Như thế, vì muốn tích trữ tài nguyên dùng cho trường hợp bất ngờ, doanh nghiệp có thể dự trữ tiền mặt để đầu tư trong vài tuần, vài tháng, vài năm hay đôi khi vô hạn định. Các giải pháp đầu tư tiền mặt sẽ tùy thuộc nhu cầu của mỗi doanh nghiệp, vừa căn cứ trên yếu tố lợi nhuận lẫn yếu tố rủi ro.

b. Kiểm soát tiền mặt

Trong hoạt động của một doanh nghiệp cho thấy luôn có những luồng tiền vào và ra liên tục. Luồng tiền vào cho thấy những khoản tiền thu từ bán hàng hóa hay những khoản thu khác. Luồng tiền ra cho thấy những khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả do mua vật tư hàng hóa, chi trả lương, chi mua sắm tài sản, thuê mướn, nộp thuế và các khoản chi khác. Đồng thời những khoản thu chi đó thường không thống nhất về thời gian và giá trị, do đó luôn tạo ra tình trạng dư thừa hay thiếu hụt tiền mặt tại những thời điểm nhất định trong một kỳ hoạt động của doanh nghiệp.

Để đáp ứng được các nhu cầu kiểm soát tiền, ngân sách tiền mặt được xem là một công cụ hữu hiệu và quan trọng nhất của nhà quản trị tài chính vì ngân sách tiền mặt đòi hỏi chẳng những phải xác định nhu cầu vốn tổng quát cần được tài trợ mà còn chỉ rõ thời gian cần tài trợ. Ngân sách tiền mặt cho biết trị giá nhu cầu vốn cần cho mỗi tháng.

Do tính chất và ý nghĩa của ngân sách tiền mặt rất quan trọng, nên các yếu tố chính cần được xem xét:

* Ngân sách biến thiên

Ngân sách là sự phân phối có kế hoạch tài nguyên của doanh nghiệp, căn cứ trên các dự toán cho tương lai. Hai yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thành quả hoạt động của doanh nghiệp:

Thứ nhất: ảnh hưởng từ bên ngoài, các biến chuyển kinh tế và thay đổi về môi trường cạnh tranh của các ngành cùng tính chất. Doanh nghiệp khó có thể kiểm soát nổi các yếu tố đó.

Thứ hai: doanh nghiệp có thể kiểm soát được mức độ hiệu quả ở mỗi mức doanh thu khác nhau.

Ảnh hưởng của hai yếu tố trên cần được tách rời ra để có thể thẩm định thành quả hoạt động.

Điều cơ bản của ngân sách biến thiên là phải tính đến sự thay đổi của một số chi phí. Do đó, doanh nghiệp có thể hoạch định nhiều mức độ chi tiêu tương ứng với khối lượng sản phẩm tiêu thụ cao - vừa - thấp. Nhà quản trị có trách nhiệm xác định mức độ nào thích hợp và được áp dụng cho thời kỳ hoạch định.

Phương pháp hồi quy liên quan đến dự toán tài chính, có thể được sử dụng để thiết lập căn bản cho ngân sách biến thiên.

3. Quản trị phải thu khách hàng

Tỷ số các khoản phải thu trên doanh thu thông thường ở khoảng 8% đến 12% đối với ngành công nghiệp chế biến và kỳ thu tiền bình quân khoảng một tháng. Tỷ số các khoản phải thu trên tổng tài sản khoảng 16% đến 20%. Tuy nhiên, có nhiều khác biệt giữa các doanh nghiệp với nhau nhất là đối với các ngành công nghiệp không phải chế biến.

a. Chính sách tín dụng

Chính sách tín dụng hay chính sách bán chịu thể hiện quan điểm của doanh nghiệp về tương quan giữa rủi ro và lợi nhuận do các khoản phải thu đem lại. Một doanh nghiệp khi nới lỏng chính sách tín dụng là nhằm mục đích tăng doanh thu, nhưng cũng làm gia tăng rủi ro và tăng vốn đầu tư vào các khoản phải thu.

Các khoản phải thu thường phụ thuộc vào các yếu tố cơ bản sau: Doanh thu bán chịu, sự thay đổi theo mùa của doanh thu, giới hạn của lượng vốn có thể bán chịu, thời hạn bán chịu và chính sách tín dụng, cuối cùng là chính sách thu tiền. Sự khác nhau về kỳ thu tiền bình quân giữa các doanh nghiệp phản ánh sự khác biệt của các yếu tố trên.

Thời hạn bán chịu phản ánh thói quen của mỗi ngành kinh doanh. Tuy nhiên một yếu tố rất quan trọng là sự dễ hư hao của sản phẩm. Ngoài ra, kỳ thu tiền bình quân rất cao thường được ghi nhận ở những doanh nghiệp lớn.

Công việc chính yếu trong việc hình thành chính sách tín dụng là sự thẩm định độ rủi ro hay độ uy tín của khách hàng. Để thẩm định độ rủi ro, người giám đốc tín dụng sẽ cứu xét theo nguyên tắc “5C” như sau:

- Bản chất (Character)

Đặc tính này ám chỉ bản chất lương thiện, uy tín hay không uy tín của khách hàng. Yếu tố này rất quan trọng vì một hoạt động tín dụng luôn luôn đi kèm với một sự hứa hẹn sẽ trả. Vậy con nợ sẽ tôn trọng lời hứa hay tìm cách trốn nợ. Những người phụ trách tín dụng có kinh nghiệm thường đặt nặng yếu tố "bản chất tinh thần" trong việc thẩm định.

- Khả năng (Capacity)

Đặc tính này ám chỉ sự xét đoán về khả năng trả nợ của khách hàng. Sự xét đoán có thể căn cứ vào thành tích trong quá khứ, nhà xưởng, cửa hàng của khách hàng, phương pháp quản trị doanh nghiệp.

- Vốn (Capital)

Đặc tính này được đo lường bởi tình trạng tài chính tổng quát của doanh nghiệp qua sự phân tích các tỷ số tài chính, chú trọng đặc biệt vào các tài sản vật chất của doanh nghiệp.

- Thế chấp (Collateral)

 Đặc tính này ám chỉ các tài sản mà khách hàng có thể dùng để bảo đảm cho khoản tín dụng mà họ đòi hỏi.

- Điều kiện (Condition)

Đặc tính này ám chỉ ảnh hưởng của tình trạng kinh tế tổng quát trên khả năng trả nợ của khách hàng.

Năm yếu tố trên được dùng để thẩm định độ rủi ro trong hoạt động tín dụng, tin tức về các yếu tố đó tìm được nhờ sự liên lạc trong quá khứ với khách hàng bổ túc bằng việc tổ chức hệ thống thu nhặt tin tức một cách khoa học.

Hiện có hai nguồn cung cấp tin tức từ bên ngoài.

Thứ nhất, tin tức do các hiệp hội tín dụng, qua các buổi họp hay qua sự liên lạc trực tiếp, tin tức về kinh nghiệm đối với các con nợ được trao đổi

Thứ hai,  Nguồn cung cấp tin tức thứ hai là do các cơ quan thống kê tài chính và tín dụng, các cơ quan chuyên bảo trợ cho một số ngành sản xuất cũng có thể cung cấp tin tức.

b. Đánh giá chính sách tín dụng

Chính sách tín dụng sẽ quyết định mức độ đầu tư vào các khoản phải thu và các khoản phải thu phải được xem là một tài sản đầu tư và nó cũng đem về lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuy nhiên khi các khoản phải thu gia tăng thì mức độ rủi ro cũng tăng. Vì vậy khi một doanh nghiệp thay đổi chính sách tín dụng sẽ nhằm mục đích là gia tăng doanh thu, nhưng khi đó hàng loạt các chi phí khác cũng gia tăng trên cơ sở mức độ tăng của các khoản phải thu. Có thể thấy các chi phí phát sinh và tăng từ các khoản phải thu như sau:

Chi phí quản lý và thu hồi nợ, khi các khoản phải thu tăng thì  các chi phí này cũng tăng, vì khi các khoản phải thu tăng thì cần phải tăng cường công tác quản lý và thu hồi nợ nhằm hạn chế ở mức thấp nhất sự mất mát trong công tác thu hồi nợ.

Nợ khó đòi, các khoản phải thu là nợ sẽ thu và những khoản nợ này thường có những rủi ro nhất định, mức độ rủi ro cao hay thấp phụ thuộc vào quá trình thẩm định người mua khi doanh nghiệp quyết định bán chịu. Trên thực tế doanh nghiệp cần phải xác định một tỷ lệ rủi ro cho các khoản nợ khó đòi, vì vậy chi phí nợ khó đòi sẽ gia tăng khi các khoản phải thu tăng.

Chi phí chiết khấu, khi một doanh nghiệp thay đổi chính sách tín dụng nhằm mục đích tăng doanh thu thì chi phí bán chịu sẽ tăng, cụ thể là chi phí chiết khấu trên thời hạn nợ sẽ tăng. Khi đó doanh nghiệp khuyến khích người mua trả tiền sớm để hưởng chiết khấu cao.

Chi phí tài trợ, khi các khoản phải thu tăng có nghĩa là doanh nghiệp phải đầu tư thêm vốn vào các khoản phải thu. Vốn đầu tư thêm này đương nhiên đòi hỏi phải có chi phí. Như vậy chi phí tài trợ cho các khoản phải thu trong trường hợp này chính là chi phí sử dụng vốn của phần vốn đầu tư thêm vào các khoản phải thu.

Tóm lại, để đánh giá các chính sách tín dụng khác nhau trong một doanh nghiệp, cần phải đánh giá tác động của các chính sách đó đối với doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp

Mời các bạn tham khảo thêm: Quản trị khoản phải thu

4. Quản trị tồn kho

Dù giá trị sản phẩm được ghi nhận ở tồn kho hay các khoản sẽ thu, người giám đốc tài chính vẫn phải tìm các nguồn tài trợ. Doanh  nghiệp thường muốn bán được hàng và ghi ở các khoản phải thu hơn là ở tồn kho. Từ các khoản phải thu biến thành tiền mặt nhanh hơn là từ tồn kho biến thành tiền mặt. Hơn nữa, lợi nhuận khả dĩ thu được trong việc bán chịu sản phẩm vẫn nặng cân hơn sự gia tăng rủi ro trong việc thu tiền bán chịu. Mục tiêu chính trong phần này là kiểm soát đầu tư và tồn kho.

Nhiều phương thức tồn kho đã được khai triển để giúp cho công việc này và đã chứng minh rất thành công trong việc giảm mức tồn kho.

Như ta đã xem qua hệ thống Du Pont, mọi phương thức làm giảm số đầu tư vào các loại tài sản tương ứng với một khối lượng doanh thu định sẵn sẽ có ảnh hưởng thuận lợi cho lợi nhuận của doanh nghiệp.

a. Các yếu tố quyết định tồn kho

Tỷ số tồn kho trên doanh thu thường thay đổi trong khoảng 12% đến 20% và tỷ số tồn kho trên tổng tài sản trong khoảng 16% đến 30% đối với các DN chế biến.

Các yếu tố quyết định mức tồn kho là: khối lượng sản phẩm tiêu thụ, thời gian hoàn thành sản phẩm và sự lâu bền hay dễ hư hao hoặc kiểu mẫu sản phẩm.

Trong giới hạn của mỗi ngành, ta luôn luôn có thể cải thiện việc kiểm soát tồn kho bằng cách sử dụng phần mềm và nghiên cứu từng thời vụ. Các kỹ thuật kiểm soát tồn kho rất phức tạp, khó có thể trình bày hết trong khuôn khổ của môn học này.

b. Khái niệm về phân tích tồn kho

Quản trị tồn kho giống như quản trị bất cứ sản phẩm nào, cùng  một phương pháp được áp dụng cho tồn kho hay tiền mặt.

Thứ nhất, phải có một khoản dự trữ căn bản để đáp ứng nhu cầu xuất nhập, mức độ của tồn kho tùy thuộc hình thái xuất nhập, đều đặn hay không đều đặn.

Thứ hai, vì các biến cố bất thường có thể xảy đến, ta cần phải có mức dự trữ an toàn, tượng trưng một khoản tăng thêm về tồn kho để tránh những tổn thất do thiếu hụt nguyên liệu cho sản xuất hay sản phẩm khi có nhu cầu tiêu thụ.

Thứ ba, một khoản dự trù tăng thêm sẽ rất cần thiết để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng của doanh nghiệp.

Tồn kho thường có quan hệ với các chi phí phát sinh đối với việc dự trữ và chuẩn bị cho tồn kho. Một số chi phí gia tăng khi mức tồn kho tăng như chi phí bảo quản kho hàng, lãi vay tài trợ tồn kho, bảo hiểm, hàng cũ lỗi thời,... Đồng thời một số chi phí khác lại giảm khi mức tồn kho tăng như sự mất mát lợi nhuận vì thiếu hụt hàng hóa để bán, chi phí thiệt hại do sản xuất bị gián đoạn vì thiếu nguyên vật liệu, chiết khấu trên hàng mua,...

c. Phương thức quyết định tồn kho

Trước tiên, chúng ta phân biệt một số chi phí liên quan đến mức dự trữ tồn kho gồm:

Chi phí lưu trữ tồn kho gồm các chi phí liên hệ đến tồn kho như chi phí bảo quản kho hàng, bảo hiểm, khấu hao, lãi vay,. sẽ tăng khi mức tồn kho tăng.

Ngược lại, chi phí đặt hàng gồm chi phí chuẩn bị đơn hàng, chi phí chuyên chở, chi phí mất mát và chiết khấu hàng mua sẽ giảm khi mức tồn kho tăng.

Chi phí tổng cộng về tồn kho là tổng số các chi phí lưu trữ tồn kho và chi phí đặt hàng, tức đường biểu diễn T trên hình. Người ta đã chứng minh rằng, dưới một số giả thuyết, điểm cực tiểu (T) có thể được tính bằng mô hình “Mức đặt hàng tối ưu” (EOQ: Economic Ordering Quantity). Phương thức EOQ được đặt trên các giả thuyết sau đây:

- Hàng tồn kho được sử dụng đều đặn.

- Thời gian giao hàng cố định.

Trên thực tế, việc sử dụng tồn kho khó đều đặn đối với đa số doanh nghiệp. Mức cầu có thể tăng bất thường vì một lý do nào đó và như thế sẽ làm thiếu hụt nguyên liệu hay sản phẩm dự trữ gây nên đình trệ sản xuất hoặc mất mối tiêu thụ sản phẩm.

Thời hạn giao hàng cũng thay đổi tùy theo thời tiết, tình hình sản xuất có thể xảy ra và mức cầu đối với ngành sản xuất của nhà máy cung cấp... Vì các lý do đó, doanh nghiệp thường thêm một khoản dự trữ an toàn vào tồn kho và mức tồn kho trung bình trên bảng cân đối kế toán.

Mức dự trữ an toàn càng cao nếu không có sự ổn định về sử dụng nguyên liệu và thời hạn giao hàng càng lớn và ngược lại. Mức dự trữ an toàn cũng sẽ cao nếu có sự thiệt hại lớn do thiếu hụt nguyên liệu dự trữ.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp mất luôn mối hàng vì không thỏa mãn đủ các lệnh đặt hàng hoặc giả nếu một quá trình sản xuất phức tạp phải bị gián đoạn vì thiếu một số nguyên liệu hay vật liệu, thì mức dự trữ an toàn phải cao.

Mời các bạn tham khảo thêm: Quản trị hàng tồn kho

5. Quản trị tiền mặt theo phương thức tồn kho

Trên thực tế, quản trị tiền mặt và quản trị tồn kho là những lĩnh vực của quản trị tài chính mà dụng cụ toán học giúp ích nhiều nhất.

Các phương thức quản trị tiền mặt phức tạp công nhận các yếu tố không ổn định liên quan đến việc dự toán nhu cầu xuất nhập tiền mặt. Nhập tiền mặt được tượng trưng bởi "các lệnh đặt hàng trong phương thức tồn kho, nhập tiền mặt có thể phát xuất từ việc thu tiền bán hàng, vay mượn, bán chứng khoán. Chi phí "lưu trữ" tiền mặt là chi phí cơ hội của các nguồn vốn thuộc tài sản không sinh lợi. Chi phí đặt hàng chính là chi phí liên quan đến vay mượn vốn hay chuyển chứng khoán khả nhượng thành tiền mặt.

Phương thức quản trị tiền mặt đã chứng minh rất hữu ích trong việc tìm số tồn tiền mặt tối ưu nhưng các phương thức hiện được sử dụng trên thực tế rất phức tạp.

Mời các bạn tham khảo thêm: Quản trị vốn lưu động cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Tài chính linh hoạt trích tài liệu được chia sẻ qua Internet